Producir contenido con personas implica tratar datos personales, y en la mayoría de las operaciones nadie lo formaliza porque no lo parece. La imagen que identifica a alguien es un dato personal, y también lo son los datos de contacto de los creadores y la propia documentación que acredita sus autorizaciones.
La consecuencia no es que haya que montar una estructura pesada. Es que hay tres o cuatro cosas que conviene tener resueltas antes de empezar, y que después son difíciles de reconstruir.
Quién es responsable y quién encargado
La distinción determina casi todo lo demás. Responsable es quien decide para qué y cómo se tratan los datos; encargado es quien los trata por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones.
En una compra de contenido, el comprador es normalmente quien decide la finalidad, es decir, para qué se van a usar las piezas y durante cuánto tiempo, y por lo tanto actúa como responsable. El proveedor que produce por su encargo actúa habitualmente como encargado, y por eso hace falta un contrato entre ambos con el contenido que la normativa exige.
Hay situaciones más complejas, sobre todo cuando el proveedor mantiene su propia relación con los creadores para múltiples clientes. En esos casos conviene analizarlo caso por caso y con asesoramiento, porque el reparto de papeles puede ser distinto.
| Elemento | Dato personal | Consideración práctica |
|---|---|---|
| Imagen y voz de quien aparece | Sí, identifica a una persona | Requiere autorización e información de tratamiento |
| Personas secundarias en el encuadre | Sí, si son identificables | El problema más frecuente y el peor documentado |
| Datos de contacto de creadores | Sí | Base jurídica propia, distinta de la del uso de imagen |
| Documentación de autorizaciones | Sí | Conservación con plazo definido, no indefinida |
| Material bruto con tomas descartadas | Sí | Contiene personas que no aparecen en la pieza final |
| Comentarios recibidos en la publicación | Sí | Fuera del alcance de la producción, y conviene tenerlo en cuenta |
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La información hay que entregarla, y hay que poder acreditarlo
Cada persona de la que se recaba una autorización de imagen debe recibir información sobre el tratamiento: quién es el responsable, con qué finalidad, cuál es la base jurídica, durante cuánto tiempo se conservarán los datos y cómo puede ejercer sus derechos.
En la práctica esto se resuelve con un documento breve que se entrega junto con la autorización. Lo que casi nadie hace es conservar constancia de esa entrega, y esa constancia es justamente lo que permite acreditar el cumplimiento más adelante. La distinción entre la autorización y la cesión de derechos está en derecho de imagen y cesión de derechos.
El punto débil: las personas que aparecen de fondo
La documentación del creador protagonista suele existir. La de las personas que aparecen de forma secundaria casi nunca. Y son datos personales igualmente si esas personas son identificables.
El tratamiento razonable es preventivo: prohibir en el encargo la aparición de terceros no autorizados, comprobarlo en la aceptación plano a plano y descartar el material que lo incumpla. Intentar regularizarlo después de grabar es difícil, y publicar sin resolverlo traslada el riesgo entero a quien difunde.
El material bruto merece atención específica por lo mismo: contiene tomas descartadas donde puede aparecer cualquiera. Es una de las razones para no pedirlo si no se va a usar, según dónde termina el alcance de un encargo.
Plazos de conservación, y por qué no pueden ser indefinidos
Los datos no se conservan indefinidamente por defecto. Hay que definir durante cuánto tiempo, y ese plazo tiene que guardar relación con la finalidad: mientras dure el uso de las piezas y el tiempo necesario para poder acreditar que ese uso estaba amparado.
Esto encaja bien con el inventario de archivo: la misma tabla que lleva las fechas de vencimiento de licencia puede llevar el plazo de conservación de la documentación asociada. Definir ambos plazos a la vez evita la situación habitual, que es conservarlo todo para siempre por no haber decidido nada.
Qué pasa si alguien ejerce un derecho
Una persona que aparece en una pieza puede dirigirse a la empresa para ejercer sus derechos. El plazo para atenderla corre desde que la solicitud llega, y una empresa que no sabe dónde está la documentación de esa persona no puede responder a tiempo.
Por eso el inventario tiene un valor que va más allá de lo comercial: permite localizar en minutos qué piezas incluyen a una persona, con qué autorización y con qué plazo. Sin él, la respuesta exige revisar material a mano y el plazo se agota.
Conviene además que el contrato con el proveedor le obligue a trasladar de inmediato cualquier solicitud que reciba él, porque es frecuente que el interesado se dirija a quien conoce, que es quien grabó.
Proporción
Nada de lo anterior exige una estructura pesada. Para una operación normal, el cumplimiento razonable cabe en cuatro elementos: un contrato de encargado firmado antes de empezar, una información de tratamiento breve entregada con cada autorización, un inventario que permita localizar la documentación, y unos plazos de conservación definidos.
Cuando la operación crece, cuando aparecen transferencias fuera del Espacio Económico Europeo o cuando se tratan categorías especiales de datos, la cosa se complica y conviene asesoramiento. La información oficial de la autoridad de control española es un punto de partida útil y accesible para quien no es especialista.