La parte administrativa de una compra de contenido parece la menos interesante y es la que decide si el año que viene sigues teniendo proveedores dispuestos a trabajar contigo. También es una de las pocas áreas de esta materia donde hay reglas escritas y comprobables, en lugar de costumbres del sector.
La legislación española de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, que traspone la directiva europea sobre la materia, se aplica a los pagos entre empresas y a los profesionales. Un proveedor de contenido, sea agencia o creador que factura por su cuenta, entra en su ámbito.
Un plazo por defecto y un tope
El esquema tiene dos niveles. Cuando las partes no han pactado nada, la ley fija un plazo por defecto contado desde un hecho determinado. Cuando las partes pactan, pueden apartarse de ese plazo por defecto pero no superar un máximo, y ese máximo no es disponible: un pacto que lo exceda no produce el efecto que pretende.
Esto tiene una consecuencia práctica que muchos compradores desconocen. Una condición general impresa en el reverso de un pedido que fija un plazo largo no convierte ese plazo en válido por el hecho de que el proveedor haya firmado. Los importes y plazos concretos vigentes conviene comprobarlos en el texto consolidado, que se actualiza, y por eso esta publicación remite a él en lugar de reproducir cifras que podrían quedar desfasadas.
Desde cuándo se cuenta
El punto de inicio del cómputo es donde se producen la mayoría de las discusiones. No es el día en que la factura llega al departamento que la va a tramitar, ni el día en que se registra en el sistema, ni el primer día del mes siguiente.
Por eso el pedido de compra debe decir expresamente desde qué hecho se cuenta. Y por eso conviene pactar además un plazo corto para comunicar defectos de la factura: sin él, una factura devuelta a los cuarenta días reinicia el cómputo y produce un retraso que formalmente no lo es. Los requisitos de una factura correcta están en la factura de un creador.
| Tramo | Causa habitual del retraso | Corrección |
|---|---|---|
| Entrega y aceptación | Nadie se pronuncia dentro del plazo | Regla de silencio y responsable nominal de la aceptación |
| Aceptación y factura | El proveedor no sabe que ya puede facturar | Comunicar la aceptación por escrito y con fecha |
| Factura y registro | La factura llega a una persona y no al registro | Buzón único de facturación indicado en el pedido |
| Registro y validación | Falta la referencia del pedido y nadie sabe a qué imputarla | Referencia obligatoria en la factura, exigida en el pedido |
| Validación y pago | Los pagos se agrupan en una fecha del mes posterior al vencimiento | Ordenar el pago para que el vencimiento se cumpla, no después |
| Defecto de factura | Se comunica al vencer el plazo y reinicia el cómputo | Plazo corto para comunicar defectos, pactado en el pedido |
Marco de trabajo de la redacción. No es una medición de mercado, no procede de ningún estudio y no contiene tarifas de referencia.
El retraso se devenga solo
La característica más relevante del régimen es que el interés de demora se devenga de forma automática, sin necesidad de que el acreedor avise, reclame o requiera. No hace falta un burofax para que exista la deuda por intereses: existe desde el día siguiente al vencimiento.
Además, la ley prevé una cantidad fija en concepto de costes de cobro que el acreedor puede reclamar, y que se suma a los intereses. El importe está en el propio texto legal y conviene consultarlo en la fuente. El tipo de interés aplicable se determina conforme al mecanismo que la ley describe y se publica periódicamente.
Para el comprador esto significa algo incómodo y útil: pagar tarde no es una decisión de tesorería neutra, es una decisión que genera una obligación adicional aunque nadie la reclame.
El silencio en la aceptación no puede alargar el pago
Hay una práctica extendida que conviene mirar de frente: no pronunciarse sobre una entrega para que el proveedor no pueda facturar todavía. Sea deliberado o simple desorganización, el efecto es el mismo, y traslada al proveedor un coste financiero que no pactó.
La forma de cerrarlo es la que ya se ha descrito en la sección de aprobación: plazo de aceptación con regla de silencio, y previsión expresa de que el vencimiento del plazo de aceptación no suspende el cómputo del plazo de pago. Con esas dos cláusulas, el circuito interno deja de poder usarse como colchón de tesorería. Está en el flujo de aprobación interno.
El plazo que tu proveedor aplica a los creadores
Hay un segundo tramo de la cadena que casi ningún comprador mira: en cuánto tiempo paga tu proveedor a las personas que graban. La misma legislación se aplica a esa relación, y un intermediario que cobra a treinta días y paga a noventa está financiando su operación con la parte más débil.
Para el comprador no es una cuestión moral abstracta. Un proveedor que paga tarde a sus creadores tiene más rotación, más dificultad para repetir con los perfiles que funcionaron y menos capacidad de reacción cuando hay un imprevisto. Preguntarlo forma parte de la homologación, según homologación de proveedores.
Medir el retraso real, no el plazo teórico
Casi todas las empresas conocen su plazo de pago nominal y muy pocas conocen su retraso medio real. La diferencia entre ambos suele explicarse por tramos internos: días desde la entrega hasta la aceptación, desde la aceptación hasta que el proveedor sabe que puede facturar, desde la factura hasta que llega al registro correcto, y desde el registro hasta el pago efectivo.
Medir esos cuatro tramos por separado, aunque sea a mano y una vez, suele revelar que el retraso no está donde se creía y que se corrige con cambios pequeños: un buzón único de facturación, la comunicación de la aceptación por escrito y la orden de pago fijada para la fecha de vencimiento en lugar de para una fecha mensual posterior.
Casos particulares
Hay situaciones con reglas propias que conviene identificar antes de aplicar el esquema general. Las compras de entidades del sector público se rigen por su propia normativa de contratación, con plazos y procedimientos específicos. Y en cadenas con subcontratación pueden aparecer obligaciones adicionales. Cuando la operación no es una compra ordinaria entre dos empresas privadas, conviene comprobar el régimen aplicable antes de imprimir una condición general.